En el siguiente diagrama de flujo se presenta el procedimiento para la solicitud y asignación de los servicios de transporte:

Recibida la solicitud de servicio de manera formal, TransOccidente S.A. E.S.P. realiza su estudio técnico y comercial y le confirma al cliente la existencia de la capacidad disponible, especificando los cargos, términos y opciones contractuales bajo los cuales se suministrará el servicio, con el compromiso de mantener reservada la capacidad durante un plazo de siete (7) días calendario.

TransOccidente S.A. E.S.P. dispone de 15 días hábiles para la firma y legalización del contrato. A partir de entonces, previo acuerdo con el cliente, se dará inicio al servicio en la fecha estipulada por ambas partes.

Cuando no existe capacidad disponible, TransOccidente S.A. E.S.P. le informa al cliente las opciones de expansión e inversiones requeridas para satisfacer su solicitud. Para esta actividad se tiene establecido un tiempo de 5 días hábiles.

El cliente, por su parte, decide si espera alguna liberación de la capacidad de transporte o acepta una ampliación de la capacidad por parte de TransOccidente S.A. E.S.P. En el primer caso, quedará registrado durante un año en el BEO en espera de la posible liberación de la capacidad; en el segundo, se acuerdan los cargos, plazos y términos bajo los cuales se formalizará el servicio.

Cuando se reciben solicitudes de servicio de varios clientes que superan la capacidad disponible, esta se asignará mediante un proceso de subasta que se realizará dentro de los tres meses siguientes al recibo de dos o más solicitudes de transporte y se llevará a cabo de conformidad con los principios de eficiencia económica y neutralidad exigidos por la ley.

Las normas que regulan el procedimiento aquí indicado son los art. 2.2.1 y 2.2.1.1 de la Resolución CREG No. 071 de 1999 - Reglamento Único de Transporte - RUT.​

​